Blog | Monique van de Wetering | Eerste werkdag

Hoe leer je je nieuwe werkgever en je nieuwe collega’s kennen tijdens de coronacrisis, als iedereen vanuit huis werkt? Vrijdag 27 maart was mijn eerste werkdag bij VINU. In plaats van een fysieke kennismaking met collega’s stelde ik, Monique, mij voor tijdens een online teambijeenkomst. Dat was een bijzondere ervaring!

Nieuwe VINU’ers bezoeken, als onderdeel van hun inwerkprogramma, verschillende collega’s bij hun opdrachtgevers. Dit doen ze om een goed beeld te krijgen van de projecten waaraan bij VINU wordt gewerkt. Ook dat gaat nu niet. Als alternatief heb ik de afgelopen dagen een aantal van mijn nieuwe collega’s vanuit mijn woonkamer geïnterviewd. Ik wilde meer te weten te komen over hun projecten en de manier waarop zij er, vanuit huis, voor zorgen dat hun projecten blijven lopen en resultaten worden bereikt.

Nieuwe manier van werken

Ondanks dat de wereld op straat stil lijkt te staan, werken VINU’ers gewoon door. Juist in deze tijden kunnen we veel voor onze opdrachtgevers betekenen. VINU’ers zijn gelukkig al goed gewend om op afstand te werken. Door de interviews heb ik in een korte tijd veel kunnen leren hoe mijn collega’s omgaan met de situatie. Hieronder deel ik mijn bevindingen.

Bart Gerrits werkt als omgevingsmanager aan het project verbinding A8/A9 voor de provincie Noord-Holland en aan het project Baggeropgave Oostelijke Vechtplassen. In het begin van de coronacrisis heeft Bart samen met het projectteam gezocht naar nieuwe online vergadervormen, die ervaring zet hij nu ook in met stakeholders. Inmiddels hebben ze een nieuwe manier van werken gevonden. De face-to-face gesprekken zijn ingeruild voor online gesprekken. Stakeholders zijn gewend aan deze nieuwe werkwijze. Bart zorgt steeds voor een gedegen voorbereiding van zijn online vergaderingen. Dit vraagt wat extra voorbereidingstijd, maar dit is de moeite waard omdat online sessies ten opzichte van de analoge bijeenkomsten concreter zijn en efficiënter verlopen. Die efficiëntie staat niet op zichzelf: Bart besteedt extra aandacht aan een goede agenda en heeft meer aandacht voor wat hij wil laten zien tijdens een vergadering. Dit zijn punten die volgens Bart bijdragen aan een goed verloop van een online gesprek.

Presenteer en reageer

Jelle Postma begon net voor de coronacrisis als projectmanager bij de ontwikkeling van een startdocument voor de Amsterdam Bay Area. Hier werken onder andere Rijk, provincie Flevoland en de gemeenten Almere en Amsterdam samen aan de doorontwikkeling rond de baai van het IJmeer: Amsterdam IJburg, Almere en het tussenliggende gebied.
Vanwege de corona konden alleen de eerste werksessies om samen aan de plannen te werken doorgaan. Voor de verdere uitwerking en detaillering was een alternatief voor de werksessies nodig. Er is gekozen om het startdocument wekelijks met de betrokken partijen te bespreken in een online vergadering. Feedback en opmerkingen leveren de partijen voorafgaand in een reactietabel. In de reactietabel reageert Jelle per ontvangen opmerking met hoe deze opmerking een plek krijgt in het startdocument. Zo zien partijen zowel wat er met hun eigen opmerkingen gebeurt als wat de andere deelnemers meegeven. Eventuele discussiepunten worden besproken in het online overleg.
Op deze manier lukt het om op afstand interactief samen te werken en te komen tot een sterk en gedragen plan.

In de online wachtrij

Bart van Wijk heeft als projectmanager bij de gebiedsontwikkeling Amstelwijck in de gemeente Dordrecht al veel digitale vaardigheden en werkvormen kunnen toepassen. Zo was Bart vier weken geleden nog een relatief groentje met Microsoft Teams, maar inmiddels kan hij er goed mee uit de voeten. Nu adviseert hij ook zijn collega’s bij de gemeente Dordrecht. Onder andere bij het opstellen van het nieuw bestemmingsplan spelen communicatie en participatie een grote rol. Er zou veel “traditionele” communicatie ingezet worden en dat vraagt nu wel de nodige aanpassingen en creativiteit. Nu Bart Teams goed onder de knie heeft gekregen, is hij aan het zoeken naar digitale alternatieven voor bijeenkomsten om de inwoners op de hoogte te houden van de gebiedsontwikkeling. In plaats van brede informatiebijeenkomsten zet Bart in op nieuwe communicatievormen zoals online enquêtes en een online inloopspreekuur met wachtrij. Iedereen krijgt dan de ruimte om vragen te stellen net als bij een bijeenkomst zoals we die gewend zijn. Bart merkt dat er in eerste instantie soms sceptisch wordt gereageerd op de nieuwe manier van werken, maar achteraf hoor je dan vaak wel tevreden geluiden.
Het op afstand samenwerken gaat goed in Dordrecht en er ontstaat veel creativiteit om projecten toch vooral door te laten gaan.

Online werken tips

De tips die ik van de drie collega’s heb meegekregen:
1. spreek duidelijke spelregels af bij online vergaderingen,
2. zet je microfoon uit als niet aan de beurt bent zodat niet iedereen door elkaar heen gaat roepen en
3. maak gebruik van de kansen van online vergaderen.

Ik heb een goed beeld gekregen van de creatieve manieren waarop mijn nieuwe collega’s omgaan met de veranderde situatie. Tegelijkertijd was dit een leuke manier om hen te leren kennen. Ondanks dat het opstarten en kennismaken met collega’s in deze tijd voor meer uitdagingen zorgt, voelde ik mij snel welkom en onderdeel van het team. Ik hoop dat ik snel iedereen op kantoor zal treffen en tot die tijd leer ik mijn nieuwe collega’s online beter kennen. Wil je mij beter leren kennen of inzetten op een project neem dan contact met mij op.

Vinu.nl maakt gebruik van tracking-cookies. Hiermee worden anonieme gegevens over uw bezoek opgeslagen om de website en uw ervaring te verbeteren.