Tatjana blogt: Hoe open je de grootste fietsenstalling…in de vakantie?

Maandag 7 augustus 5:00 ’s ochtends is het moment… dan nemen we de fietsenstalling in gebruik, de grootste van Nederland. Voor de gemeente Utrecht ben ik als projectmanager voor het Stationsplein verantwoordelijk voor de mijlpalen ingebruikname fietsenstalling en het verleggen van de loopstromen naar het Stationsplein. Dat doe ik natuurlijk niet alleen. We werken als projectorganisatie Stationsplein samen met Utrecht Fietst, ProRail en NS. In de projectorganisatie werk ik samen met Meike, zij is de projectleider ingebruikname van de stalling. In de week vlak voor de ingebruikname komt er veel op ons af wat ook een kant van projectmanagement is.

Teamwork

Voor het in gebruik nemen van zo’n grote stalling moeten, ook als het geen vakantie is, veel zaken op het laatste moment nog afgestemd of geregeld worden. We nemen de stalling in de vakantie in gebruik zodat iedereen kan kijken hoe alles werkt en zou moeten werken voordat de grote drukte begint. Super onhandig is dan ook dat bijna iedereen op vakantie is. Zeker als blijkt dat mensen zaken hebben overgedragen aan collega’s die ook op vakantie zijn. Toch moet hij nu echt open, en op het laatste moment ontstaat er hier en daar ook nog wat onrust. Meike regelt vooral de zaken die in de stalling spelen (rekken die scheef staan, bordjes die nog niet goed hangen, losse draadjes etc). Ik ben vooral voor het contact met de buitenwacht. En hoewel we de pers niet actief hebben geïnformeerd, hebben we natuurlijk wel de stallers laten weten dat de stalling opengaat.

Van lokale tot internationale pers

Daarnaast is het komkommertijd. Een week van te voren ontdekken we dat de pers lucht heeft gekregen van de ingebruikname. Dat begint rustig met OV-magazine, het regionale AD die graag een rondleiding willen en van RTV-Utrecht de vraag of we misschien een radio interviewtje willen geven.

Bron afbeelding: www.cu2030.nl 

En dan opeens, alsof ze elkaar allemaal gebeld hebben, is de hele landelijke pers wakker. Mijn telefoon staat roodgloeiend en RTL Nieuws, NOS en BNR bellen. En niet één keer maar om het uur, met aanvullende vragen, praktische informatie waar ze kunnen parkeren dat soort dingen. De communicatieafdeling is door vakantie ook onderbezet en we moeten alle zeilen bijzetten om iedereen te woord te staan. Want omdat iedereen op vakantie is, ben ik de aangewezen woordvoerder. De cursus omgaan met de media (met cameratraining) die ik in een ver verleden heb gehad, komt nu goed van pas. Uiteindelijk mag ik het verhaal ook nog in het Engels doen omdat The Guardian, de CBC (nationale Canadese radio) en de New York Times graag aandacht besteden aan deze grootse fietsenstalling. Ik ben trots op het hele team dat we zoveel persaandacht krijgen. Eigenlijk verdient elk project zoveel aandacht als er met zoveel man en macht aan gewerkt is.

Officiële opening

Al met al kijken Meike en ik dinsdag 8 augustus terug op een superhectische periode midden in de vakantie. We zijn heel blij dat we dit samen konden doen en we zowel de zaken binnen als buiten de stalling voldoende aandacht konden geven. Meike heeft al een mooi lijstje met punten  die we moeten oplossen voor de officiële opening op 21 augustus. Werk aan de winkel dus…

Vinu.nl maakt gebruik van tracking-cookies. Hiermee worden anonieme gegevens over uw bezoek opgeslagen om de website en uw ervaring te verbeteren.