Werken als filatelist in stationsgebied Utrecht

Stel je een gebied voor van nog geen honderd meter breed en ongeveer vijfhonderd meter lang. Bedenk daarbinnen een nieuw tram- en busstation, 10.000 fietsparkeerplekken in de grootste fietsenstalling ter wereld en drie nieuwe gebouwen. Hier tussendoor is de nieuwe Uithoflijn al aan het proefrijden. Het nieuwe stationsplein legt de verbinding tussen deze functies, Hoog Catharijne en Utrecht CS. Een ‘bollendak’ prijkt als een icoon boven het plein.

Bouwen op een postzegel
De projecten in het Utrechtse stationsgebied zijn stuk voor stuk technische meesterwerken en architectonische hoogstandjes. Ieder project heeft zijn eigen opdrachtgever, zijn eigen belangen en een eigen opdrachtnemer. Het is echt bouwen op een postzegel, terwijl de reiziger ook nog veilig door het gebied zijn weg moet vinden. De
raakvlakken, het hoge tempo en (bestuurlijke) belangen maken het een buitengewoon complexe opgave om alles tijdig te realiseren. Hoe krijg je dat georganiseerd? Toen het Masterplan Stationsgebied Utrecht werd vastgesteld was het antwoord hoogstwaarschijnlijk nog ‘geen idee’. De aandacht ging op dat moment volledig uit naar het fantastische eindbeeld. Nu doen we het gewoon. Tim Schouwenaar, raakvlakmanager binnen het stationsgebied en verantwoordelijk voor het oplossen van problemen met projecten die raken aan de Uithoflijn, maakt dagelijks mee hoe partijen succesvol samenwerken. Hij ziet vier succesfactoren: een team dat elkaar en anderen helpt, een mix van typen mensen, het vertrouwen bij de partijen en de afstemming tot in het detail. Hoewel zijn beschrijving de complexiteit waarin het team werkt tekort doet, geeft het wel een goed inzicht in de opgaven, met al haar raakvlakken, in het Utrechtse stationsgebied.

Het team
Het team van de gemeente Utrecht werkt op basis van onderling vertrouwen en trots. Dat is echt cruciaal. Als de één iets laat vallen dan raapt de ander het zonder tegenprestatie op. Als je iets niet weet, kun je het altijd vragen. Als er iets te vieren valt, doe je dat samen. Deze instelling draagt de gemeente Utrecht ook uit naar haar partners. Het is een hulpvaardige instelling, gericht op het vinden van oplossingen.

Een mooie mix van mensen
Het team bestaat uit een mooie mix van mensen: technisch onderlegde collega’s en meer procesgerichte managers. Deze gaan door het leven met functietitels als ‘mijlpaalmanager’ of ‘raakvlakmanager’. Tim zoekt de oplossingen altijd in een goede balans tussen de technische inbreng en het op de juiste manier betrekken van personen en partijen.

Vertrouwen is de basis
Vertrouwen is de basis, ook bij het samenwerken met de andere partijen: de opdrachtgevers en ontwikkelaars, de bouwers en aannemers. Een goed voorbeeld daarvan is het ‘faseringsoverleg’. Daarin bespreken alle partijen, die raakvlakken met elkaar hebben, wat er tot eind 2019 allemaal speelt in de projecten. Het gaat bijvoorbeeld om het organiseren van de fysieke projectuitvoering, het testen van de Uithoflijn en de expeditie van aanwezige ondernemers tijdens de bouw. Dit moet allemaal op dezelfde postzegel; een logistieke puzzel. Iedereen geeft maandelijks proactief aan waar wijzigingen, knelpunten en aandachtspunten zijn. Deze lossen ze vervolgens in samenhang en goed onderling overleg op.

Als een stripverhaal
Als een probleem niet meteen oplosbaar is, spreken partijen in een kleinere samenstelling af om in detail de probleemanalyse en de oplossingsrichtingen in beeld te brengen. Hiervoor is vanzelfsprekend de juiste (technische) kennis van een project nodig. Het gaat dan om techniek en planning: wie maakt wanneer wat en hoe gaat dat? Een mooi voorbeeld hiervan is een ‘stripboek’ voor één van de belangrijkste mijlpalen: het raakvlak tussen grootste fietsenstalling ter wereld en de overkraging bij de Uithoflijn. De opdrachtgevers hebben samen met de opdrachtnemers 11 fasen uitgetekend om mogelijke problemen op voorhand op te sporen en er alvast oplossingen voor te bedenken.
Een kwestie van voordenken in plaats van nadenken. Bij het gezamenlijk opstellen van het stripboek kwam direct
een slimme werkverdeling naar voren en hebben de bouwers afspraken gemaakt over grondverdichting en de demarcatie tussen de werkzaamheden. Vervolgens is het zaak om die afspraken na te komen. De directievoering en uitvoerders op de bouwplaatsen vinden elkaar blindelings. Partijen helpen elkaar onderling, bijvoorbeeld door een hijskraan te verhuren aan de buren of soms de buurman een paar hijsbewegingen te laten doen vanaf het naastgelegen bouwterrein. Het lijkt zo logisch, maar binnen de wereld van de aannemerij is dit ‘samen doen’ nog lang niet altijd gemeengoed.

Zowel het werken met andere partijen als het werken in kleiner verband zorgen ervoor dat problemen vroegtijdig naar oven komen. Dan is er voldoende tijd om oplossingen te bedenken en uit te voeren. Want de projecten gaan in hoog tempo voort, omdat eindgebruikers de druk op de afgesproken mijlpalen houden. Daarnaast is er natuurlijk de politieke druk, die inherent is aan een omgeving als het stationsgebied Utrecht. Gaat er dan helemaal nooit iets mis? Ja zeker wel, maar de openheid en het vertrouwen bieden een mooie tafel om dat tot in het kleinste detail te bespreken en op te lossen, als echte filatelisten op de postzegel van het Utrechtse stationsgebied.

Tim Schouwenaar

Vinu.nl maakt gebruik van tracking-cookies. Hiermee worden anonieme gegevens over uw bezoek opgeslagen om de website en uw ervaring te verbeteren.