Integriteitsbeleid
Als professionele dienstverlener verbindt VINU zich aan een gedragscode, bestaande uit gedrags- en integriteitsregels. Daarin staan afspraken over de kwaliteit van de dienstverlening, de wijze waarop we deze uitvoeren en hoe we omgaan met integriteit. Onze Gedrags- en integriteitscode benadrukt een respectvolle houding ten opzichte van de opdrachtgever en geeft aan wat de opdrachtgever van ons mag verwachten. Bij de zorgvuldige uitvoering van de opdracht staat het belang van de opdracht en de opdrachtgever centraal.
VINU streeft naar een hoogwaardige dienstverlening en investeert continu in vakontwikkeling en professionalisering. VINU heeft een ISO 9001 gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem, waarop jaarlijks een audit op het ISO 9001 toetsingskader plaatsvindt. Aanvullend daarop hanteert VINU haar Gedrags- en integriteitscode op de basisprincipes zoals integriteit, onafhankelijkheid, deskundigheid en maatschappelijk verantwoord handelen. De markt kan en mag van VINU een gegarandeerde en hoogwaardige kwaliteit in dienstverlening verwachten.
I. Algemeen
- Voor alle medewerkers (in loondienst of op contractbasis) van VINU geldt dat de interne Gedrags- en integriteitscode van VINU van toepassing is. Dit geldt zowel voor het functioneren binnen het eigen kantoor en het uitvoeren van interne opdrachten als tijdens de uitvoering van de dienstverlening voor onze klanten.
- Iedere medewerker leeft deze Gedrags- en integriteitscode na.
- De gedragsregels zijn gebaseerd op de principes: integriteit, transparantie, onafhankelijkheid, deskundigheid, vertrouwelijkheid, duurzaamheid, veiligheid en maatschappelijk verantwoord handelen.
- Iedere medewerker neemt bij de uitvoering van zijn opdracht door het volgen van deze principes zijn professionele verantwoordelijkheid jegens de maatschappij, de opdrachtgever en de mede participanten.
- Iedere medewerker houdt zich aan de vigerende wet- en regelgeving.
- Iedere medewerker is zich bewust van het belang van zijn functie in het maatschappelijk verkeer en van het belang van de bijdrage die zijn dienstverlening kan leveren aan de ontwikkeling van de leefomgeving.
- Iedere medewerker is op de hoogte van de actuele versie van het kwaliteitshandboek en werkt volgens de daarin opgenomen werkwijze en processen.
II. Integriteit, Transparantie en Onafhankelijkheid (Integriteitscode)
- Integriteit, transparantie en professionele onafhankelijkheid staan voorop bij de uitvoering van de dienstverlening van VINU. Integriteit is een kernwaarde van VINU waarop de medewerkers ten aanzien van hun handelen kunnen worden aangesproken en desgevraagd te allen tijde verantwoording zullen afleggen.
- Iedere medewerker treedt in zijn beroepsmatige, zakelijke en maatschappelijke betrekkingen eerlijk, oprecht, zorgvuldig en betrouwbaar op, handelend naar relevante wet- en regelgeving, zonder enige tolerantie voor corruptie, omkoping, bedrog en andere vormen van onoorbaar handelen en nalaten.
- De medewerker vermijdt alles wat de onafhankelijkheid van zijn functioneren kan schaden, is daar volkomen transparant in, laat zich niet beïnvloeden door onoorbare nevenbelangen en aanvaardt geen beloning, in welke vorm dan ook, die afbreuk doet aan zijn onafhankelijkheid.
- De medewerker dient geen tegenstrijdige belangen van verschillende opdrachtgevers, tenzij deze schriftelijk verklaren akkoord te gaan met uitvoering van de betreffende werkzaamheden door de medewerker.
- In de situatie dat een medewerker van VINU werkzaam is binnen de organisatie van een opdrachtgever, conformeren we ons aan het integriteitsbeleid en de gedragsregels van de opdrachtgever, mits dit niet strijdig is met onze eigen regels, het eigen gevoel of met wat maatschappelijk aanvaardbaar is. Daar waar deze regels met elkaar conflicteren, zal de medewerker dit bespreken met de Directie van VINU en de opdrachtgever.
III. Aannemen van geschenken en beloningen
- Het is een medewerker uitdrukkelijk verboden, op directe of indirecte wijze, beloningen of provisies in welke vorm dan ook aan te nemen of te vorderen van (rechts)personen die betrokken zijn bij een werk waarvoor de medewerker is ingezet of belang hebben bij het verkrijgen van een opdracht of bij het doen van leveringen aan VINU of de opdrachtgever.
- De medewerkers van VINU nemen geen geschenken aan van partijen waarvoor deze medewerkers namens onze opdrachtgevers een gedelegeerd opdrachtgever zijn, materialen of activiteiten voorschrijven, directievoeren, toezicht houden of op een andere wijze werkzaamheden verrichten waarbij een derde belang kan hebben. Medewerkers van VINU doen aan derden op geen enkele wijze verzoeken om of zinspelingen op diensten of leveringen met een persoonlijk belang of gewin.
- Iedere medewerker zal de Directie van VINU direct informeren indien sprake is van het aanbieden van een geschenk of een uitnodiging voor een evenement of activiteit.
IV. Deskundigheid
- Iedere medewerker volgt de voor zijn vakgebied relevante ontwikkelingen in technologie en wetgeving en houdt zijn kennis en vaardigheden op het vereiste niveau.
- Iedere medewerker aanvaardt uitsluitend een opdracht indien en voor zover hij over de voor de juiste vervulling daarvan noodzakelijke kennis en kunde kan beschikken.
- Iedere medewerker hanteert naast deze gedragsregels en afhankelijk van de aard van de opdracht (intern of extern) een kwaliteitsmanagementsysteem indien en voor zover dat in de opdrachtformulering overeen is gekomen.
V. Vertrouwelijkheid
- Iedere medewerker eerbiedigt het vertrouwelijke karakter van informatie die hij in het kader van zijn beroepsmatig en zakelijk handelen verkrijgt.
- Een medewerker mag van vertrouwelijke gegevens alleen gebruik maken voor zover dit voor de vervulling van zijn opdracht vereist is.
- Een medewerker maakt vertrouwelijke informatie niet aan derden bekend, tenzij daartoe een wettelijke plicht bestaat.
VI. Duurzaamheid, veiligheid en maatschappelijk verantwoord handelen
- Iedere medewerker bevordert duurzaam, veilig en maatschappelijk verantwoord handelen zo veel mogelijk.
- Iedere medewerker handelt bij de uitvoering van zijn opdracht met respect voor mens, milieu en maatschappij. Daarmee vervult hij/zij een voorbeeldfunctie en draagt bij aan de algehele bewustwording bij opdrachtgevers en andere partijen in de bedrijfsketen.
- Indien in projecten niet of onvoldoende rekening is gehouden met de onderwerpen genoemd in de voorgaande artikelen, maakt de medewerker de opdrachtgever hierop met redenen omkleed attent.
- De medewerker onthoudt zich van handelingen die in strijd zijn met bestaande wet- en regelgeving of met internationale natuur- of milieuafspraken waaraan Nederland gebonden is.
- Iedere medewerker behartigt binnen de kaderstelling van de opdracht de gerechtvaardigde belangen van de opdrachtgever naar beste vermogen. Daarbij bevordert de medewerker dat de opdrachtgever een oplossing kiest die een bijdrage levert aan een duurzame ontwikkeling en inrichting van de samenleving.
VII. Naleving
- Op de naleving van deze gedragsregels wordt toegezien door de Directie van VINU.
- Voor het behandelen van klachten vanuit de opdrachtgever inzake de niet-naleving van deze Gedrags- en integriteitscode draagt de Directie zorg voor de afhandeling van de klacht, waarbij de Directie zorgdraagt voor een terugkoppeling naar de opdrachtgever.
- De Directie staan de volgende sancties ter beschikking: waarschuwing, berisping, schorsing of beëindiging van de deelname aan de opdracht dan wel ontbinding van de arbeids- of detacheringsovereenkomst.
VIII. Meldingen
- Iedere medewerker die een (dreigende) schending van deze gedrags- en integriteitsregels constateert of op enige andere wijze een integriteitskwestie van persoonlijke of relationele aard ervaart of op dit vlak een dilemma heeft, kan zich vertrouwelijk onderhouden met één van de managementteamleden van VINU. Dit kan ook een waarneming of vermoeden van integriteits-schending door derden in de in- of externe werkomgeving betreffen.
- Met de medewerker zal worden besproken hoe met een dergelijke melding wordt omgegaan en of de medewerker in een eventueel vervolgtraject anoniem zal blijven.
IX. Vaststelling en Inwerkingtreding
- Jaarlijks evalueert de directie het integriteitsbeleid, de Gedrags- en integriteitscode en eventuele meldingen. Desgewenst of zo nodig volgt bijstelling.
- Deze Gedrags- en integriteitscode treedt in werking per 12 oktober 2018 en vervangt eerdere gedragsregels en is goedgekeurd en vastgesteld door de Directie van VINU.